Für die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Betriebseinnahmen ist es notwendig, Rechnungsnummern eindeutig und einmalig zu vergeben. Außerdem müssen Rechnungsnummern nach allgemeinem Verständnis auch fortlaufend sein. Mancher, der schon einmal bei einem Onlinehändler eingekauft und sich die Rechnungsnummer angesehen hat, wird dieses allgemeine Verständnis allerdings in Zweifel ziehen.

Und diese Zweifel sind berechtigt. Denn Rechnungsnummern müssen nur jeweils in einem Nummernkreis - und davon kann ein Unternehmer mehrere haben - fortlaufend sein. Vor dem Finanzgericht Köln (FG) gab es hierüber kürzlich Streit zwischen einem Unternehmer und dem Finanzamt.

In dem Urteilsfall schätzte das Finanzamt wegen nichtfortlaufender Rechnungsnummern pro Kalenderjahr fiktive Einnahmen in Höhe von 4.000 EUR hinzu. Der Unternehmer, der nicht buchführungspflichtig war, ermittelte seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Für diesen Fall gibt es aber keine gesetzlichen Vorgaben zur Rechnungsnummernvergabe. Allenfalls können andere Steuergesetze wie das Umsatzsteuergesetz auf die Vergabe einwirken.

Das FG jedenfalls beurteilte das Rechnungsnummernsystem des Unternehmers als korrekt. Jede Rechnungsnummer war nur einmalig vorhanden. Sie bestand aus einer Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum. Das FG bewertete daher sämtliche Rechnungsnummern wie separate Nummernkreise - mit jeweils einmalig vergebenen Rechnungsnummern. Damit war der Aufzeichnungspflicht Genüge getan. Die Lücken zwischen den Rechnungsnummern waren systembedingt.

Andere Feststellungen, die eine Hinzuschätzung rechtfertigen würden, hatte das Finanzamt nicht getroffen. Die Hinzuschätzung musste deshalb wieder rückgängig gemacht werden.

Hinweis: Rechnungsnummern sind nur ein kleiner Bestandteil in der geschäftlichen Praxis, und dennoch sind bei der Einführung eines Rechnungsnummernsystems auch steuerliche Aspekte zu beachten.